En esta sección se responden preguntas frecuentes de los beneficiarios actuales, entre ellas preguntas relacionadas con la administración de las subvenciones, la presentación de informes y los requisitos continuos.
Incorporación y cumplimiento
¿Qué se espera de mí como beneficiario?
Todos los requisitos y expectativas clave para los beneficiarios se detallan en el Acuerdo de Subvención que se firma cuando a su organización se le otorga una subvención. Es fundamental que su equipo revise este documento detenidamente y se comunique con el personal de Internet Society Foundation si tiene alguna pregunta antes de firmarlo. El incumplimiento de cualquiera de los términos del Acuerdo de Subvención puede dar lugar a la rescisión de la subvención y podría requerir que su organización reembolse los fondos recibidos a Internet Society Foundation.
Los beneficiarios deben presentar informes periódicos sobre sus proyectos a través de la plataforma Fluxx. Los informes de subvención proporcionan información sobre:
- El avance hacia las metas del proyecto y actualizaciones sobre los indicadores
- El uso de los fondos de la subvención
- La alineación de las actividades con la propuesta y el presupuesto originales
- Logros e historias de impacto
- Cualquier desafío o problema que afecte la implementación del proyecto
Los informes de subvención también pueden requerir la inclusión de:
- Informes narrativos sobre el avance
- Informes financieros utilizando la plantilla de informe de presupuesto de Internet Society Foundation
- Un plan de trabajo actualizado (en el caso de los informes intermedios)
- Documentación de respaldo para gastos o actividades del proyecto
La mayoría de los programas exigen que los beneficiarios presenten informes financieros y planes de trabajo actualizados en las plantillas proporcionadas. Asegúrese de utilizar la plantilla de informe correcta disponible en la sección “Documentos” del informe en Fluxx.
Presentar los informes dentro de los plazos establecidos es fundamental. Recomendamos tomar nota de los plazos de entrega con anticipación y compartirlos con todos los miembros de su equipo que correspondan.
Para algunos programas, el financiamiento se entrega en cuotas y depende de la aprobación de los informes intermedios. Hacemos todo lo posible para revisar los informes de manera oportuna. Sin embargo, tenga en cuenta que los pagos no se liberarán hasta que los informes sean revisados y aprobados por personal de Internet Society Foundation.
¿Cómo uso la plataforma Fluxx si nunca la he utilizado?
Para acceder a Fluxx, primero debe registrarse para crear una cuenta. Una vez enviado su registro, el procesamiento puede demorar uno o dos días hábiles. Cuando su registro esté listo, debería recibir un correo electrónico de confirmación (revise su carpeta de correo no deseado).
Recomendamos mirar nuestro video Cómo usar Fluxx, que ofrece una guía integral con instrucciones paso a paso sobre cómo navegar y utilizar la plataforma Fluxx de manera eficaz. Si todavía tiene preguntas sobre Fluxx, escriba a [email protected].
Olvidé mi contraseña de Fluxx. ¿Cómo hago para restablecerla?
Visite la página de restablecimiento de contraseña de Fluxx para restablecer su contraseña y acceder a su cuenta. Si todavía no puede acceder a su cuenta, escriba a [email protected].
Gestión activa
¿Qué documentación financiera debo conservar?
Internet Society Foundation puede iniciar una revisión financiera o auditoría en cualquier momento durante la ejecución de la subvención o dentro de un período de cuatro (4) años posterior a la finalización del proyecto correspondiente. En caso de una revisión financiera, los beneficiarios deberán proporcionar documentación que respalde los gastos relacionados con su subvención.
Los beneficiarios deben:
- Conservar y poder presentar la documentación durante al menos cuatro (4) años después de la finalización de la subvención, tal como se especifica en el acuerdo de subvención.
- Guardar los recibos y facturas de todas las compras realizadas con fondos de la subvención. Entre otros, esto incluye:
- Facturas a nombre del beneficiario (originales y detalladas)
- Recibos (recibos de proveedores y comprobantes de caja)
- Acuerdos debidamente firmados con consultores o contratistas
- Estados de cuenta bancarios o de tarjetas de crédito (que se usen para pagar los gastos relacionados con la subvención)
- Cheques anulados o confirmaciones de pago
- Registros de caja chica, si se utilizan
- Para gastos relacionados con la nómina y los recursos humanos del personal financiado por la subvención
- Planillas de control de asistencia que muestren el tiempo dedicado a la subvención
- Registros de nómina (salario bruto, deducciones, beneficios)
- Registros de retenciones obligatorias por ley como contribuciones e impuestos relacionados con la nómina
¿Puedo realizar cambios en el presupuesto de mi subvención?
Los cambios del presupuesto de las subvenciones superiores a los USD 30.000 requieren la aprobación previa del personal de Internet Society Foundation si el cambio propuesto supera los USD 10.000 e implica la transferencia de fondos de una categoría presupuestaria a otra (por ejemplo, de equipos a viajes).
Los cambios del presupuesto de las subvenciones inferiores a USD 30.000 no requieren aprobación previa. Si un beneficiario modifica el 20 % o más del monto total de su subvención, estos cambios del presupuesto y su justificación deben explicarse en el informe de la subvención.
¿Se pueden utilizar herramientas de inteligencia artificial generativa durante el período de la subvención?
Si bien el uso de herramientas de inteligencia artificial generativa como apoyo en la redacción de los informes intermedios y finales no está prohibido, estas herramientas deben utilizarse únicamente como recursos de apoyo.
Se espera que los beneficiarios utilicen sus propias palabras, datos e ideas para redactar informes que representen con precisión el avance del proyecto, los socios y participantes pertinentes y demás información relevante. Es responsabilidad de los beneficiarios asegurar que toda la información incluida en su postulación sea precisa, veraz y representativa de lo logrado durante el período de la subvención.
Comunicaciones y uso de marcas
¿Dónde puedo obtener más información sobre cómo comunicar mi proyecto o utilizar los logotipos de Internet Society o de Internet Society Foundation?
Consulte nuestras herramientas de comunicación para socios de subvenciones, donde encontrará lineamientos sobre el uso de nuestros logotipos.
Nota: La información incluida en esta sección es de carácter general. Póngase en contacto con el oficial del programa de Internet Society Foundation o con el punto de contacto asignado.