Cette section fournit des réponses aux questions fréquentes des bénéficiaires actuels, notamment concernant l’administration des subventions, les rapports à fournir et les exigences en cours.
Intégration et conformité
Qu’attend-on de moi, en tant que bénéficiaire ?
Toutes les exigences et attentes essentielles à l’égard des bénéficiaires sont décrites dans l’accord de subvention que vous signez lorsque votre organisation reçoit une subvention. Il est essentiel que votre équipe examine attentivement ce document et contacte l’équipe de la Fondation Internet Society pour toute question avant de le signer. Le non-respect de l’une des modalités de l’accord de subvention peut entraîner la résiliation de la subvention et obliger votre organisation à rembourser les fonds reçus à la Fondation Internet Society.
Les bénéficiaires sont tenus de soumettre des rapports périodiques sur leurs projets via la plateforme Fluxx. Les rapports de subvention fournissent des informations détaillées sur :
- Les progrès réalisés par rapport aux objectifs du projet et les mises à jour concernant les indicateurs
- L’utilisation des fonds de la subvention
- L’alignement des activités avec la proposition initiale et le budget
- Les réalisations et les témoignages sur l’impact
- Tout défi ou problème ayant une incidence sur la mise en œuvre du projet
Les rapports de subvention peuvent également inclure :
- Un compte rendu descriptif des progrès réalisés
- Un rapport financier établi à l’aide du modèle de rapport budgétaire de la Fondation Internet Society
- Le plan de travail mis à jour (pour les rapports intermédiaires)
- Des documents justificatifs relatifs aux dépenses ou aux activités du projet
La plupart des programmes exigent que les bénéficiaires soumettent des rapports financiers et des plans de travail actualisés en utilisant les modèles fournis. Veuillez vous assurer que vous utilisez le modèle de rapport approprié indiqué dans la section « Documents » du rapport dans Fluxx.
La soumission des rapports dans les délais impartis est essentielle. Nous vous recommandons de prendre connaissance à l’avance des échéances de soumission des rapports et de les communiquer à tous les membres concernés de votre équipe.
Pour certains programmes, le financement est échelonné et conditionné à l’approbation des rapports intermédiaires. Nous faisons de notre mieux pour examiner les rapports dans les meilleurs délais, mais veuillez noter que les paiements ne seront effectués qu’une fois les rapports examinés et approuvés par l’équipe de la Fondation.
Comment utiliser Fluxx si je ne l’ai jamais utilisé auparavant ?
Pour accéder à Fluxx, vous devez créer un compte. Une fois votre inscription soumise, son traitement peut prendre 1 à 2 jours ouvrables. Une fois votre inscription terminée, vous devriez recevoir un e-mail de confirmation (pensez à vérifier votre dossier de courriers indésirables).
Veuillez regarder notre vidéo « Comment utiliser Fluxx ». Il s’agit d’un guide complet qui fournit des instructions étape par étape pour naviguer sur la plateforme Fluxx et l’utiliser efficacement. Si vous avez encore des questions concernant Fluxx, envoyez un e-mail à [email protected].
J’ai oublié mon mot de passe Fluxx. Comment puis-je réinitialiser mon mot de passe Fluxx ?
Rendez-vous sur la page de réinitialisation du mot de passe Fluxx pour réinitialiser votre mot de passe et accéder à votre compte Fluxx. Si vous continuez à rencontrer des problèmes pour accéder à votre compte, contactez [email protected].
Gestion active
Quels documents financiers dois-je conserver ?
La Fondation Internet Society peut effectuer un contrôle financier ou un audit à tout moment pendant la mise en œuvre de la subvention ou dans un délai de 4 ans suivant l’achèvement du projet financé. En cas de contrôle financier, les bénéficiaires devront fournir les pièces justificatives des dépenses liées à leur subvention.
Les bénéficiaires doivent :
- Conserver et être en mesure de fournir les documents justificatifs pendant au moins quatre (4) ans après la fin de la subvention, conformément aux dispositions de l’accord de subvention.
- Conserver les reçus et les factures relatifs à tous les achats effectués avec les fonds de la subvention. Cela inclut, sans toutefois s'y limiter:
- Factures adressées au bénéficiaire (originales et détaillées)
- Reçus (reçus des fournisseurs et tickets de caisse)
- Contrats de consultants ou de prestataires dûment signés
- Relevés bancaires ou relevés de carte de crédit (sur lesquels figurent les dépenses liées à la subvention)
- Chèques annulés ou confirmations de paiement
- Registres de caisse (si utilisés)
- Pour les dépenses liées à la paie et aux ressources humaines du personnel financé par la subvention
- Relevés des heures travaillées indiquant le temps consacré aux activités financées par la subvention
- Registres de paie (rémunération brute, retenues et avantages)
- Documents justificatifs des versements obligatoires, tels que les cotisations liées à la paie et les impôts
Puis-je apporter des modifications au budget de ma subvention ?
Pour toutes les subventions d’un montant supérieur à 30 000 dollars américains, les modifications budgétaires proposées nécessitent l’approbation préalable de l’équipe de la Fondation Internet Society si elles dépassent 10 000 dollars américains et impliquent le transfert de fonds d’une catégorie budgétaire à une autre (p. ex. des coûts de matériel vers les coûts de déplacement).
Les modifications budgétaires pour les subventions inférieures à 30 000 dollars américains ne nécessitent pas d’approbation préalable. Si un bénéficiaire modifie 20 % ou plus du montant total de sa subvention, ces modifications budgétaires ainsi que leur justification doivent être expliquées dans le rapport de subvention.
Des outils d’IA générative peuvent-ils être utilisés pendant la période de la subvention ?
Bien que l’utilisation d’outils d’IA générative pour appuyer la rédaction des rapports intermédiaires et finaux ne soit pas interdite, ces outils doivent uniquement être utilisés comme des ressources complémentaires.
Les bénéficiaires sont tenus d’utiliser leurs propres mots, données, témoignages et idées pour rédiger des rapports qui rendent compte avec exactitude de l’état d’avancement du projet, des partenaires et participants concernés, ainsi que de toute autre information pertinente. Il incombe aux bénéficiaires de s’assurer que toutes les informations fournies dans leurs rapports sont exactes, véridiques et représentatives des réalisations effectuées pendant la période de subvention.
Communication et image de marque
Où puis-je obtenir plus d’informations sur la communication autour de mon projet ou sur l’utilisation des logos de l’Internet Society ou de la Fondation Internet Society ?
Veuillez consulter notre Kit de communication destiné aux partenaires de subventions, qui contient des recommandations sur l’utilisation de nos logos.
Remarque : Les informations fournies dans cette section sont d’ordre général. Veuillez contacter votre responsable de programme à la Fondation Internet Society ou votre interlocuteur désigné.